O que é um CRM e porque a sua empresa precisa de um?
CRM é a sigla para Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente).
Trata-se de um sistema que centraliza todos os dados e interações com clientes e potenciais clientes, numa única plataforma. Em vez de espalhar informações em folhas de cálculo, e-mails e notas, uma ferramenta de CRM permite registar contatos, acompanhar conversas, vendas e tarefas de forma organizada.
Isto dá às empresas uma visão de 360º do cliente, reunindo o histórico de compras, comunicações, visitas ao site e muitas outras métricas relevantes.
Para startups e pequenas empresas, um CRM é especialmente importante. Muitas PMEs começam por gerir os contactos manualmente ou através de Excel, este método torna-se rapidamente obsoleto à medida que o negócio cresce.
Estudos mostram que 91% das empresas com mais de 10 colaboradores já utilizam um sistema de CRM, e mesmo entre micro-empresas de até 10 funcionários, cerca de 50% já adotaram o uso de um sistema de CRM.
No entanto, cerca de 40% das empresas ainda não utilizam qualquer solução de CRM, confiam apenas em folhas de cálculo e e-mails para gestão de dados de clientes.
Isto é indicativo de que muitas pequenas empresas estão a perder oportunidades de otimizar os processos de vendas e marketing. Uma solução de CRM bem implementada pode aumentar as vendas em até 29% e melhorar a eficiência do funil de vendas em 32%, de acordo com pesquisas da Salesforce.
Em suma, adotar um CRM numa fase inicial é meio caminho andado para o sucesso de uma pequena ou média empresa. Ajudará a vender mais, a reter clientes, e a tomar decisões informadas com base em dados sólidos ao invés de especulação.
Porquê optar por um CRM gratuito?
Sabemos que um CRM é valioso, será que vale a pena optar por um CRM gratuito? Para startups e pequenas empresas com orçamentos limitados, as soluções gratuitas permitem colher os benefícios de um CRM sem investimento inicial.
Um CRM gratuito oferece as ferramentas essenciais para gerir contactos, acompanhar leads e automatizar tarefas básicas, sem custos de licenciamento. É uma excelente forma de começar a organizar a gestão de clientes na nuvem, antes de investir numa solução paga.
Adicionalmente, um CRM grátis é útil para a fase inicial de experimentar e aprender. Pode testar diferentes plataformas e descobrir qual se adapta melhor ao seu negócio, sem pressa e sem endividar a empresa.
Quando chegar o momento de avançar para um plano pago mais robusto, a migração será mais simples se já estiver habituado à ferramenta escolhida.
Vale lembrar que as versões gratuitas possuem limitações e nem sempre incluem todas as funcionalidades avançadas de um CRM pago. Ainda assim, para muitas micro e pequenas empresas, estas versões oferecem funcionalidades suficientes para gerir os contactos e oportunidades de vendas do dia a dia.
Resumindo, um CRM gratuito permite ganhar eficiência e profissionalismo na gestão de clientes sem afectar o crescimento financeiro da empresa, algo crucial para negócios em fase infantil.
O que considerar ao escolher um CRM gratuito?
Os CRMs têm “várias formas e feitios” e é importante escolher a plataforma certa. Ao avaliar todas as soluções disponíveis no mercado, é importante ter em mente alguns critérios-chave:
-
Número máximo de utilizadores: Verifique quantos membros da equipa podem usar a versão gratuita. Algumas ferramentas limitam a 1 ou 2 utilizadores, outras permitem equipas maiores sem custo. Certifique-se de que a opção escolhida suporta todos os colaboradores que vão utilizar o sistema.
-
Número máximo de contactos ou registos: Muitas versões grátis de CRM impõem um limite de armazenamento de contactos, clientes, ou registos. Estime quantos contactos tem (ou espera ter) e escolha um CRM cujo limite gratuito de funcionalidades essenciais não seja ultrapassado rapidamente.
-
Funcionalidades disponíveis: Compare as funcionalidades oferecidas no plano gratuito. Todas as opções permitem gerir contactos e registar interações, mas estas variam nos extras: funil de vendas, relatórios, automação de marketing, integração com e-mail, etc. Por exemplo, nem todo o CRM grátis inclui envio de e-mail marketing ou a criação de dashboards analíticos. Identifique que ferramentas são essenciais para o seu negócio e verifique se estão presentes na versão gratuita antes de avançar.
-
Integrações com outras ferramentas: Verifique se o CRM pretendido se integra bem com o restante software que constitui a operação da sua empresa. Se já usa soluções de e-mail marketing (como Mailchimp, por exemplo) ou plataformas de e-commerce, é importante que o CRM ofereça integrações nativas ou via Zapier/API.
-
Facilidade de uso e idioma: Para pequenas empresas sem equipas de TI dedicadas, a facilidade de utilização é fundamental. Dê preferência a um CRM com interface intuitiva, e com suporte ou comunidade extensa e activa. Isto facilita a adoção por parte sua equipa, reduzindo o tempo de formação. Um CRM só traz benefícios se for utilizado por todos os elementos numa base diária.
-
Escalabilidade e visão de longo prazo: Idealmente, a ferramenta gratuita escolhida deve ter planos pagos escaláveis que atendam a futuras necessidades. Migrar todos os dados para um novo sistema pode ser trabalhoso, portanto, pense a longo prazo. Se prevê que irá precisar de funcionalidades avançadas (relatórios completos, automação complexa, permissões por utilizador, etc.), convém escolher um CRM cuja versão profissional faça sentido para o seu orçamento. Em suma, procure uma solução que possa crescer com a sua empresa.
Tendo estes pontos em vista, vamos agora conhecer as principais opções de CRM gratuito disponíveis atualmente, e ver o que cada uma oferece.
Melhores CRM gratuitos para pequenas empresas em 2025
Felizmente, existem diversos CRM gratuitos ou com planos freemium que podem atender bem startups e pequenas empresas.
1. HubSpot CRM: Plano gratuito completo e ilimitado
O HubSpot CRM é com frequência referido como um dos melhores CRMs gratuitos disponíveis. O plano grátis é ilimitado a nível de tempo, sem período de teste, permite utilizadores ilimitados, e até 1 milhão de contactos armazenados Estes valores estão muito acima do que é habitual em soluções gratuitas.
Em termos de funcionalidades, a HubSpot oferece um pacote muito abrangente mesmo na versão gratuita, incluindo: gestão de contactos e empresas, gestão de negócios (oportunidades) no funil de vendas, calendário e tarefas, integração com Gmail/Outlook para registo de emails e até ferramentas de marketing como envio de email marketing, formulários de captura de leads, landing pages e chat ao vivo para atendimento no site.
A interface do HubSpot é moderna, intuitiva e está disponível em português, o que facilita a aprendizagem. O sistema dispõe de dashboards e relatórios básicos para acompanhar indicadores de vendas e marketing.
Por ter tantas funcionalidades, a HubSpot acaba por ser uma espécie de tudo-em-um, ideal para uma pequena empresa que queira centralizar CRM, marketing e suporte num só lugar. Vale notar que a empresa oferece esses recursos gratuitos para ajudar negócios a crescer e confia que conforme as necessidades aumentem, alguns usuários irão aderir aos módulos pagos.
De qualquer das formas, a versão gratuita do HubSpot CRM é extremamente rica e pode sustentar a gestão de uma pequena empresa por bastante tempo sem custos.
2. Zoho CRM: Gratuito até 3 utilizadores
O Zoho CRM é outra solução amplamente utilizada no segmento de pequenas e médias empresas. A Zoho oferece uma edição gratuita permanente do seu CRM, limitada a 3 utilizadores e 5.000 registos (contactos ou contas) no máximo.
Embora existam estes limites, para muitas micro-empresas podem ser suficientes. O Zoho CRM foca-se em gestão básica de leads, contactos, contas e oportunidades, ajudando a acompanhar o funil de vendas de forma estruturada.
Na versão grátis, o Zoho inclui recursos úteis como registo de atividades (tarefas, eventos, chamadas), alguns workflows simples de automação, notificações por email, integração com Gmail, e até funcionalidades limitadas de marketing (ex.: envio de até 10 modelos de email marketing e 1 formulário web para captura de leads).
As restrições (número pequeno de formulários e templates) indicam que o Zoho gratuito tem um foco maior na parte de vendas do que em marketing. Ainda assim, a plataforma é reconhecida pela sua flexibilidade e personalização, permitindo adaptar campos e processos ao negócio.
O Zoho CRM é uma ótima opção para quem quer um sistema sólido de CRM sem custos, desde que atue com uma equipa reduzida.
3. Bitrix24: CRM grátis com ferramentas de colaboração
O Bitrix24 destaca-se por oferecer um plano gratuito robusto, com utilizadores ilimitados, e até 5 GB de armazenamento de dados na cloud.
A plataforma Bitrix24 combina funcionalidades de CRM com um conjunto de outras ferramentas de colaboração e gestão de projetos.
Na parte de CRM em si, a versão grátis permite gerir contactos, empresas, negócios no funil, além de incluir módulos como gestão de projetos/tarefas, chat interno de equipa e até um criador de sites simples.
Por ter tantos recursos integrados, o Bitrix24 pode ser muito atraente para pequenas empresas que queiram uma solução tudo-em-um (CRM + colaboração). No entanto, é importante notar que a interface do Bitrix24 é bastante abrangente e pode parecer menos intuitiva à primeira vista, comparada a soluções mais focadas (como HubSpot ou Zoho mencionados acima).
A vantagem é que esta ferramenta é altamente configurável: dá para esconder ou reordenar menus e módulos conforme a necessidade, tornando o uso mais simples depois de personalizada.
Outro ponto de destaque é que, com utilizadores ilimitados no plano gratuito, dá para colocar toda a equipa no CRM sem custos (embora na versão grátis não seja possível definir permissões avançadas de acesso por grupos de utilizador, estas permissões estão apenas disponíveis nos planos pagos).
Em termos de ausências, o Bitrix24 gratuito não inclui funcionalidades de análise/reporting avançado. Os dashboards customizados e relatórios estão reservados às versões pagas. Mesmo assim, para uma pequena empresa que precise de gerir colaborações e clientes num só ambiente, o Bitrix24 apresenta-se como um ótima opção gratuita.
4. Agile CRM: Até 10 utilizadores com recursos de automação
O Agile CRM é menos conhecido mas oferece um plano gratuito interessante, sobretudo para equipas um pouco maiores, porque suporta até 10 utilizadores gratuitamente. Em contrapartida, há um limite de 1.000 contactos na versão grátis, ou seja, adequado para bases de dados pequenas.
O Agile CRM traz recursos de CRM tradicionais (gestão de contactos, empresas, deals, calendário de tarefas) e adiciona alguns bónus raros em planos gratuitos, como a possibilidade de personalizar campos do CRM e usar lead scoring básico para qualificar leads. Também inclui funcionalidades de marketing como envio de campanhas de email (com limite) e até um módulo de suporte (tickets) simples, tudo integrado.
A interface é limpa e focada em simplicidade. Um ponto a considerar é que a limitação de 1.000 contactos torna o Agile CRM indicado para empresas que vendem para uma lista relativamente curta e que estão a começar a utilizar CRM. Por outro lado, a generosidade de até 10 utilizadores grátis faz deste CRM uma das poucas opções viáveis para equipas inteiras usarem sem custo (a maioria dos outros CRMs gratuitos limita a 1-3 utilizadores).
5. Brevo (Sendinblue): CRM integrado a marketing com contactos ilimitados
O Brevo, antes conhecido como Sendinblue, é originalmente uma plataforma de email marketing que incorporou um CRM gratuito no seu conjunto de ferramentas.
O destaque é que o plano gratuito do Brevo não tem limite de duração e permite contactos ilimitados. Ou seja, pode armazenar quantos leads/clientes quiser, usando o CRM para organizá-los em listas, acompanhar interações e até automatizar comunicações.
Em termos de funcionalidades, o CRM do Brevo é mais simples comparado a HubSpot ou Zoho, mas cobre bem o básico da gestão de pipeline de vendas e contactos. A grande vantagem é a integração nativa com as ferramentas de marketing do próprio Brevo. É possível enviar newsletters ou SMS marketing para os contactos diretamente, configurar automações (fluxos de email, nutrição de leads) e até chat no site, tudo dentro da mesma plataforma.
Para uma startup focada em marketing digital, o Brevo CRM pode ser bastante útil porque une marketing e gestão de clientes num só lugar. A interface é em português e bastante amigável para quem não é especialista em tecnologia.
O plano gratuito do Brevo possui apenas alguns limites operacionais, como por exemplo um envio máximo de 300 emails por dia nas campanhas de email marketing grátis. No que toca ao módulo de CRM em si, não há restrição de usuários ou de registros de negócios.
6. Freshsales (Freshworks CRM) – CRM moderno com IA (até 3 utilizadores grátis)
O Freshsales, parte do conjunto Freshworks, é uma opção de CRM moderno que também disponibiliza um plano gratuito. Permite até 3 utilizadores (tal como o Zoho) e inclui funcionalidades com um forte foco em vendas, como gestão de contactos, funil de oportunidades, e até um sistema de chat integrado na versão grátis.
Um factor diferencial do Freshsales é o uso de inteligência artificial para auxiliar os vendedores, embora muitas das funções avançadas da inteligência artificial estejam apenas presentes nos planos pagos.
No gratuito, os destaques são a gestão de leads e deals, calendário de reuniões, integração de email e telefone (pode fazer ligações VoIP diretamente do CRM) e suporte a até 1000 contatos ativos no sistema.
Em termos de usabilidade, o Freshsales tem uma interface elegante e workflow intuitivo, sendo uma boa escolha para quem prioriza a experiência do utilizador. Está disponível em português e tem suporte global.
O plano gratuito é bom para começar, mas uma pequena empresa poderá facilmente atingir os limites (de contactos ou de necessidade de relatórios mais completos) rapidamente. Ainda assim, é mais uma alternativa no universo de CRM gratuitos, principalmente adequado para startups de tecnologia ou empresas que valorizam uma ferramenta com recursos modernos e integração nativa com suporte (Freshdesk) e marketing (Freshmarketer) caso expandam o uso.
Outras opções de CRM gratuito: Além das listadas acima, existem ainda outras ferramentas que podem ser úteis dependendo do caso. Como por exemplo o Capsule CRM (plano grátis para 2 utilizadores e até 250 contactos) e o Insightly (que já teve versão gratuita no passado, mas atualmente oferece apenas teste temporário).
Por fim, se a sua empresa tem conhecimentos técnicos ou acesso a TI, há a possibilidade de usar um CRM open source como o SuiteCRM ou o Odoo, que são gratuitos para instalar no seu próprio servidor (só terá custos de hospedagem).
Estas opções de código aberto oferecem total flexibilidade e zero custos de licenciamento, porém exigem configurações manuais e manutenção técnica, algo que nem todas as pequenas empresas estão dispostas ou preparadas para fazer.
Conclusão
A implementação de um CRM, mesmo que em versão gratuita, pode transformar a forma como a sua startup ou pequena empresa lida com os clientes.
Ao centralizar informações, automatizar tarefas repetitivas e fornecer insights sobre o comportamento dos consumidores, um CRM gratuito ajuda a aumentar a produtividade e a taxa de conversão de vendas.
Ferramentas como HubSpot, Zoho, Bitrix24, Agile CRM, Brevo ou Freshsales mostram que é possível começar a profissionalizar a gestão de relacionamento com o cliente agora mesmo sem investimento.
É importante salientar que cada negócio tem as suas particularidades e que não existe uma solução única que sirva para todos. Portanto, sugerimos que analise cuidadosamente as opções gratuitas apresentadas, considerando os limites e recursos de cada uma, e escolha a que melhor se alinha às necessidades do seu negócio a curto e longo prazo.
Se possível, experimente duas ou três plataformas (afinal, o preço não será obstáculo) para perceber a qual delas a sua equipa se adapta melhor.
O objetivo principal será largar as folhas de cálculo e adotar uma ferramenta adequada para gerir clientes. Num mercado cada vez mais focado na experiência do consumidor, ter um CRM não é um luxo mas sim uma necessidade.
